Aber auch die Verwaltung klassischer Mitarbeiteraufgaben lässt sich mit ITISeasy.business hervorragend lösen: Im Gegensatz zur Odoo Personal Lösung in Enterprise ist sowohl die Anwesenheitszeiterfassung, die heute für jedes Unternehmen zwingend vorgeschrieben ist, wie auch der Urlaubsprozess mit der typischen Genehmigung, der Verwaltung der Zeiten und der Frage nach dem Urlaubsvortrag in das nächste Kalenderjahr ist mit ITISeasy.business für sehr viele Unternehmenssituation bereits schon vollständig abgebildet. Dazu weiter unten detailliertere Informationen.

Doch ITISeasy.business kann noch mehr: Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter können sich beim Einstempeln oder Ausstempeln in der erweiterte Ansicht informieren, wie der aktuelle Stand des persönlichen Zeitkontos zum jetzigen Z​eitpunkt ist. Damit können die häufigen Nachfragen bei der Personalabteilung auf ein Minimum reduziert werden.

Die Zeiterfassung von ITISeasy.business arbeitet hervorragend mit aktuellen Tablet-PCs, Handys oder dem PC zusammen. Mit einem RFID Leser oder einem Barcode Scanner kann der Vorgang auch auf einen Pieps zum Ein- oder Auschecken reduziert werden. Damit zieht ITISeasy.business mit den professionellen Zeitkarten-Erfassungsterminals gleich und lässt sich darüber hinaus auch noch an den aktuellen Ablauf des jeweiligen Unternehmens anpassen: Mehr Flexibilität finden sie sonst nirgends.

Und das sollte heute so gehen, dass es nur noch einige Antworten und einen Klick bedeutet, um die Bewerbungsunterlagen hochzuladen. Außerdem sollte der Bewerberbereich ermöglichen, dass Kandidat/innen Ihre Fragen zum jeweiligen Job stellen können. Mit ITISeasy.business haben sie dieses Ziel schon erreicht.

Auf der internen Seite des Bewerbungsvorgangs hat die Personalabteilung ein automatisches Management des Bewerbungsworkflows zur Hand: Mit einem übersichtlichen Dashboard und einer Kanban-Ansicht können die jeweiligen Stufen des Bewerbungsprozesses jederzeit übersichtlich dargestellt werden. Die Entscheidung zum Vorstellungsgespräch wird somit einfach durch ein Verschieben des Bewerbungsvorgangs im Kanban dargestellt. Automatische E-Mail-Versendeprozesse unterstützen die Kommunikation mit den Kandidatinnen und Kandidaten.

Damit nicht genug: Das „echte“ Dokument, welches die Unterschrift der beiden Vertragsschliessenden enthält, liegt am besten auf ITISeasy.docs, dem angeschlossenen Dokumentenmanagement-System. Dort werden auch die anderen üblichen Arbeitspapiere gerne in der elektronischen Personalakte geführt. So können die Nachweise lückenlos erbracht und nachverfolgt werden.

Übrigens: Schon mit dem Einreichen der Bewerbungsdaten beginnt ITISeasy.business damit, den Personaldaten zu erfassen, damit die Informationen über die Kollegin und den Kollegen mit der Zeit vervollständigt werden. Dazu weiter unten noch mehr. Außerdem bietet ITISeasy.business für die personenbezogenen Daten auch verschiedene Reiterkarten, damit diese Daten nur von besonders berechtigten Personen angesehen werden können. Nichtsdestotrotz können alle Daten auch sofort wieder gelöscht werden, wenn der Anwärter oder Mitarbeiter dies fordert. Der Lebenszyklus wird somit eingehalten, und der gesetzlichen Aufbewahrungsrichtlinie kann ebenfalls Rechnung getragen werden.

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Ein weiterhin gelegentlich vorkommender Vorgang ist, dass die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter während der Urlaubszeit erkrankt oder wegen einer Notlage wieder arbeitet, und deswegen ein Teil des Urlaubs wieder auf das Urlaubs-Konto zurückgebucht werden soll. Weil ITISeasy.business die jeweiligen Posten für die Urlaubs-Entnahme und die Urlaubs-Vergabe einzeln mitschreibt, lässt sich so voll-transparent nachvollziehen, wie der aktuelle Urlaubsstand zustande kommt.

Bei der Urlaubsplanung und auch der Urlaubs-Inanspruchnahme ist häufig die Frage nach dem verfügbaren  Resturlaub  zu klären, der möglicherweise noch im alten Kalenderjahr angefallen ist oder aus dem nächsten Jahr entnommen werden soll. Durch die Verbindung mit der Anwesenheitszeiterfassung von ITISeasy.business kann so ein Maximum an Transparenz und Planungssicherheit entstehen.

ITISeasy.business hat hierfür das Konzept, dass der Urlaub flexibel vorgetragen werden kann. Im Standard geht dies bis zum Ende des ersten Quartal des nächsten Jahres (31.März). Genauso kann bereits schon vorab Urlaub eingeplant werden, wenn der jeweilige Resturlaub dafür ausreicht. Die einzelnen Regelung der Unternehmen, die häufig in Betriebsvereinbarungen niedergelegt sind, lassen sich durch Anpassungen am Standard natürlich ebenfalls abbilden.

Für die Teamleiter und die anderen Kolleginnen und Kollegen ist es natürlich sehr sinnvoll, zu sehen wann wer im Urlaub ist. Dafür bietet ITISeasy.business eine kalendarische Übersicht, worin die Urlaubszeit der einzelnen Kolleginnen und Kollegen bereits eingetragen sind, sobald sie genehmigt worden sind. Damit hat jeder innerhalb eines Bereichs die Übersicht darüber, wer zurzeit abwesend ist.

Übrigens, ITISeasy.business kennt auch die aktuellen Feiertage und berücksichtigt diese bei der Urlaubsplanung. Außerdem kann ITISeasy.business über das Berichtswesen sehr schnell Auskunft geben, wie die Urlaubs-Lage im gesamten Unternehmen dargestellt ist.

In ITISeasy.docs beginnt die elektronische Personalakte mit der Bewerbung. Ein Link in ITISeasy.business zeigt auf, wo die Unterlagen zu finden sind. Weitere wichtige Dokumente, wie der Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarungen, HomeOffice-Vertrag, KFZ- Nutzungsvertrag, Verpflichtung auf das Betriebsdaten-Geheimnis, und andere Dokumente, welche das Beschäftigungsverhältnis regeln, können hier abgelegt werden. Auch das Handbuch für die Firmen-Richtlinien, so wie andere Einstieghilfen für das OnBoarding der neuen Kolleginnen oder Kollegen dürfen hier verlinkt sein.

Sobald die Beschäftigung aufgenommen worden ist, ergeben sich eine ganze Reihe von laufenden Vorgängen in Verbindung mit dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin. Dies betrifft beispielsweise die Anwesenheitzeit, die Urlaubs- und Abwesenheitsmeldung wegen Krankheit oder andere Gründe, so wie die laufende Personalabrechnung. Auch hier zu liefert ITISeasy.docs eine bereits vor definierte Dokumentenstruktur, um die Ablage dieser anfallenden Belege strukturiert und eindeutig für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter gleichsam zur Verfügung zu stellen. Im Bedarfsfall können in dieser Struktur auch disziplinarische Dokumente oder Zeugnisse und Zwischenzeugnisse abgelegt werden.

Bei Änderungen beim Arbeitnehmer, die sich zum Beispiel durch die Konfession und das damit verbundenen Kirchengeld ergeben, aber auch durch Veränderungen, die den familiären Stand betreffen und damit eine Änderung von Steuern und Sozialabgaben nach sich ziehen, hilft ITISeasy.business durch die Darstellung des aktuellen Status am jeweiligen Mitarbeiter. Hier plant die IT IS AG jedoch, diese Vorgänge noch besser und nach dem Postenprizip zu gestalten, damit auch diese Änderungen klar ersichtlich werden.  

Bei der Abrechnung sind außerdem die Zuschläge und Abschläge, zum Beispiel durch die Gewährung geldwerter Vorteile, Tankgutscheine, vermögenswirksame Leistungen und weitere Faktoren relevant. Die Buchungen sind ohne weitere in ITISeasy.business darzustellen und die Abführung der Steuern und Abgabenlassen sich per Banklauf leicht durchführen.

Für den Bereich Personalwesen ergibt sich durch die Verwendung der Lohnbuchhaltung und die Abrechnung der Stundennachweise bei Freiberuflern sowie der Provisionsabrechnung für Vetriebskollegen eine integrierte Transparenz. Mit diesen Daten könnten die Kosten für das Unternehmen dem Ertrag, den der einzelne Kollege oder Kollegin beisteuert, ins Verhältnis gesetzt werden, sofern die Ertragswerte direkt ermittelbar sind. Dann kann die unternehmerische Gesamtkostenrechnung ansetzen, die für die Dienstleistungen und Produkte gute Daten darstellt. Somit ist es leichter möglich, das Unternehmen als Ganzes zu steuern und auf neue Aufgaben vorzubereiten.