Verwendung von IT IS easy team
Tipps und Einführung zur Webkonferenz-Lösung
Benutzerregistrierung und Anlage
Accounts für Web-Konferenzen registrieren, bzw. erstellen.
Rollenzuweisung und Verwaltung
Rollen für Konferenzen einstellen und Benutzern zuweisen.
Web-Konferenzen
Anwendung und Sharing.
Raumeinstellungen
In den Raumeinstellungen können Sie das Meeting bereits strukturieren. Sie können festlegen, welche Optionen den Teilnehmern zur Verfügung stehen.
Pro Raum können z.B. folgende Einstellungen getroffen werden:
- Teilnehmer beim Betreten stummschalten
- Freigabe durch Moderator, bevor der Raum betreten werden kann
- Jeder Teilnehmer kann das Meeting starten
- Alle Teilnehmer nehmen als Moderator teil
Damit kann der Raum für den jeweiligen Einsatz individuell konfiguriert werden.
Sie können für Räume auch Zugangscodes erstellen, um die Sicherheit noch weiter zu erhöhen, wenn es z.B. um geheime oder personelle Themen geht.
Startbildschirm ITISeasy.team
Im Hauptmenü, sehen Sie Ihre erstellten Konferenzräume. Es ist sinnvoll für unterschiedliche Zwecke bzw. Gruppen oder Kunden, eigene Räume zu erstellen und diese immer wieder zu nutzen. Diese Räume sind wie ein Meetingraum, bzw. Arbeitszimmer zu sehen.
Pro Konferenzraum können Sie die Einstellungen festlegen, welche Optionen den Teilnehmern zur Verfügung stehen.
Raumeinstellungen bzw. Verwaltung
Mit Klick auf das Icon auf der jeweiligen Kachel, können Sie die Einstellungen zu einem Raum ändern, oder diesen Raum löschen, wenn er nicht mehr benötigt wird.
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Konferenz starten - Link teilen
Wenn Sie einen Raum ausgewählt haben, wird dieser mit dem Namen dargestellt. Zudem sehen Sie die URL zu dem Raum.
Über "Kopieren" können Sie den Link zu der Web-Konferenz mit Kollegen oder Kunden teilen. Über den Button "Starten" betreten Sie den Konferenzraum..
An Web-Meeting teilnehmen
Generell empfiehlt sich für die Teilnahme an dem Meeting ein aktueller Firefox oder Chrome-Browser.
Beim Betreten des Konferenzraums, kann gewählt werden, ob die Audio-Teilnahme mit Mikrofon erfolgen soll, oder nur als Zuhörer teilgenommen werden soll.
Bei der Teilnahme mit Mikrofon, ist es erforderlich, die Zustimmung zur Verwendung des Mikrofons im Browser zu geben.
Der Arbeitsbereich
In der Konferenz besteht die Möglichkeit Dokumente zu teilen, Präsentationen hochzuladen und selbstverständlich den Bildschirm mit den Teilnehmern zu teilen.
Dabei kann ausgewählt werden, welches Fenster bzw. welcher Bildschirm geteilt werden soll.
Es gibt in dem Raum auch gemeinsame Notizen, welche jeder Teilnehmer bearbeiten kann. Diese können auch als Mitschrift exportiert werden.
Außerdem steht eine Chat-Funktion für den Austausch zur Verfügung. Dabei gibt es sowohl einen public-Chat - also für alle Teilnehmer sichtbar - oder einen private-chat, wenn direkte Nachrichten übermittelt werden sollen.
Mehrbenutzermodus & Aufzeichnung
Es können mehrere User gleichzeitig mit bzw. dem geteilten Dokument oder einem Whiteboard arbeiten. Die unterschiedlichen Teilnehmer werden dabei mit individuellen Farben und Namen neben dem Cursor dargestellt.
Eine Konferenz kann auch also Video aufgezeichnet werden. Die Aufnahme kann pausiert und fortgeführt werden und steht allen Teilnehmern in diesem Raum auch zu einem späteren Zeitpunkt zur Verfügung.
Status der Teilnehmer
Für die Teilnehmer stehen auch Emojis zur Verfügung, um deren Status mitzuteilen. Dieser Status ist für alle sichtbar und kann beispielsweise als Feedback dienen, aber auch z.B. als Wortmeldung wenn die Teilnehmer stumm geschaltet sein sollten.
Der Status aller Teilnehmer kann von dem Moderator zurückgesetzt werden.
